大学受験に必要な書類「卒業証明書」「調査書」はどう入手する?

書類を取りに行く 大学受験の悩み
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浪人生や社会人の方が大学受験をする際、意外と見落としがちなのが「卒業証明書」と「調査書」という書類です。

センター試験の申し込みでは「卒業証明書」は必要になりますし、二次試験を受ける場合はほとんどの大学の出願で「調査書」が必要になります。

この記事では高校を卒業している浪人生や社会人が「この2つの書類をどうすれば入手できるのか」「入手できない場合の対処法」について解説しています。

大学受験で必要な書類「卒業証明書」「調査書」の入手方法

高校に書類を取りに行く

卒業証明書、調査書とは

卒業証明書は卒業式でもらう卒業証書とは別の「卒業したことを証明する書類」です。

調査書は学校生活に関して書かれた書類です(成績、出欠記録、その他の活動等)。

調査書は「厳封(発行後、封筒に入れられたまま未開封の状態のこと)」が提出時の原則であり、中を見ることはないので気にしなくても問題ないですよ。

入手方法

2つとも出身高校に発行依頼をします。

主な依頼方法を2つご紹介いたします。

1.直接高校に行く

直接高校に行くのが一番簡単です。

高校の窓口に「卒業証明書と調査書を発行してもらいに来ました」と伝えればすぐ伝わります。

ただし、調査書は発行依頼から1週間、状況によってはもっとかかることもあります。

高校に何度も行きたくない方は、事前に電話で依頼をすると一回で済むこともありますので、一度高校に電話してみるといいですよ。

2.郵送で依頼する

高校に行かなくても郵送で終わらせることも可能です。

交通費や時間を節約できますが、発行申請書を印刷しなければならなかったり、定額小為替を用意しなければならなかったりと手間が増えます

また、送り返してもらう際の封筒なども準備が必要ですので、事情がない限りは高校に直接行く方がいいでしょう。

 

出身高校のHPに「卒業生はこちら」や「証明書発行」などのページはありますか?

もしある場合、そこに詳しく依頼方法が書いてあります。

依頼方法は学校により異なり、学校によっては「ネットで発行依頼」もあるようなので、高校HPをぜひご確認ください。

発行依頼時の注意

卒業証明書などを発行するなんてあまりないことですよね。

そのため、意外なことを見落としていたり知らなかったりして発行に手間取ることがあります。

ここでは発行するときに注意しなければならないポイント5つ解説します。

1.書類発行は無料じゃない

高校によって値段は異なりますが、1部につき数百円ほどかかるのがほとんどです。

高校の窓口ではキャッシュレス対応していないところが多いので、必ず現金を持っていきましょう。

2.原則、発行依頼は本人が行う必要がある

発行依頼は本人が行う必要があります

勉強が忙しくても家族や友人に任せてはいけません。

身分証明書の提示を求められる場合もありますので、自身で行くようにしましょう。

本人がどうしても行けない場合は必ず事前に電話しましょう。

3.卒業年度や卒業時のクラス、担任を聞かれることがある

高校卒業から何年も経ってる社会人の方だと、卒業時のクラスや担任を覚えてない可能性もありますよね。

クラスメイトに聞いたり、卒業アルバムを見るなどで確認するようにしましょう。

4.発行に時間がかかる

前述の通り、調査書は発行に時間がかかります。

早ければ1週間以内に発行してもらえますが、高校の状況によってはもっとかかる場合もあります。

ギリギリに発行依頼をすると出願に間に合わない場合があるので、1~2ヶ月前までには依頼しておきましょう。

5.調査書は「厳封」

調査書は「厳封」してもらっていないと大学側に認めてもらえません。

ですので、高校に発行依頼をする際は必ず「厳封してください」と伝えてください。

私はそれを伝え忘れて、再度発行依頼をすることになりました。

また、卒業証明書については厳封の指示がないことがほとんどですが、不安であれば卒業証明書も厳封してもらいましょう。



書類が入手できない場合はどうするの?

高校で書類が発行できない

高校側が成績に関する記録を保管するのは5年程、それを過ぎると調査書の発行ができなくなります。

その場合、おそらく大学の入試要項に「発行できない場合は○○の書類を提出してください」とあるはずです。

その書類を卒業証明書などと同じように学校に発行依頼しましょう。

また、たまに発行できない場合の対処法を書いてない大学もありますので、その場合は直接大学に問い合わせましょう。

私も入試要項に書いていなかったのですが、電話で問い合わせたら「○○を提出してください」と教えてもらうことができました。

統廃合で高校自体がない

この場合は入試要項にも対処法の記載がないことが多いです。

ですので、高校が存在していない場合は大学にその旨を伝え、どうすればいいか指示してもらいましょう。

「卒業証明書」「調査書」の入手方法【まとめ】

入手方法や高校に依頼する際の注意事項を解説しました。

発行方法を文面だけで見ると難しそうですが、一度やってみると予想以上に簡単だと分かります。

もしまだ不安な方は、とりあえず高校に電話してみると詳しく教えてもらえますよ。

出願に必須の書類ですので、余裕をもって早めに行動しましょう。

 

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